David Dostál marketingový ředitel 

Když se řekne controlling
jako první se zpravidla vybaví finance, možná účetnictví. Přestože je samozřejmě pro tyto oblasti důležitým podpůrným nástrojem řízení, šíře záběru a přínosu controllingu je pro firmu mnohem větší. Controlling je dokonce důležitý i pro dobrý spánek a schopnost relaxovat. Nevěříte?
Kdy jindy se majitel, ředitel či manažer společnosti dokáže uvolnit, než když má svou práci po všech směrech pod kontrolou...

Data, informace, číselně vyjádřené hodnoty

nám dokážou dávat přehled pouze tehdy, jsou-li výstupy z nich logicky uspořádané s ohledem na potřebnou vypovídající schopnost. Data dnes sbírají i domácí spotřebiče, pokud s nimi ale nepracujeme a nevyhodnocujeme je v patřičném formátu a kontextu, jsou nám k ničemu. Obdobně to je s daty ve firmách. Své o tom ví v softwarové a konzultační společnosti GIST, která už přes tři dekády pomáhá firmám udělat si ve svých datech pořádek a patřičně využít jejich hodnotu.

Mezi jejich zákazníky se řadí významné firmy napříč obory, jako je Brano Group, Czechoslovak Group, Grund, Ferona, Vivantis a řada dalších, státní instituce nevyjímaje.

Business Intelligence na ERP

Na Business Intelligence nedá dopustit ani USSPA, další z dlouholetých zákazníků hradecké společnosti. Tento nástroj jí totiž umožňuje nejen analyzovat to, co bylo, ale také lépe predikovat to, co může nastat. Je to důležitý podklad pro rozhodovací procesy, plánování a řízení jako takové. Spolupráce obou společností byla nastartována již v roce 2006, ale největší rozvoj využívání systému GIST Intelligence nastal v roce 2015, kdy měla společnost USSPA za sebou řadu zásadních změn a také již naplno rozvinutý a napříč firmou využívaný informační systém SAP Business One.

„Právě komplexnost zapojení BI v české výrobní firmě USSPA je dobrým příkladem možností systému,“ říká vedoucí konzultant Jan Felsenberg, který zaštiťuje od samého začátku implementaci a následný rozvoj GIST Intelligence v USSPA.

Od ziskovosti po výrobu

Prvním cílem implementace GIST Intelligence byly oblasti financí, servisu, prodeje a jeho úzké provázání s marketingem. Přehlednější sledování poptávek a výstupů z CRM umožnilo lépe řídit celý systém prodeje. Zvládat meziroční růsty výroby o 30% v posledních letech si vyžádalo rychlý rozvoj controllingu také v této oblasti. Převážně zakázková výroba s omezenými možnostmi automatizace má svá specifika, ale díky controllingu mohou v USSPA mj. analyzovat produktivitu až v detailu montážních dělníků, ať už z pohledu odvedených časů vůči normovaným dle jednotlivých operací, nebo i z pohledu využití pracovní doby jako takové. Dalším užitečným výstupem je dopředný pohled na plánované a dostupné kapacity.

„V datech lze například vyčíst, že i malé změny, jako například kvalitnější proškolení na konkrétní operace, mohou v součtu přinést velké úspory a zlepšení,” potvrzuje Jan Kadlec, výkonný ředitel společnosti USSPA.

Zásoby

Dalším logickým krokem na cestě k „data driven společnosti“ bylo provázat výrobní controlling s controllingem nákupu, logistiky a zásob. Tyto oblasti společnost USSPA implementovala v průběhu covidového roku 2021. Získala tak možnost analyzovat vývojové trendy ve skladových zásobách, nákupních cenách a množstvích, identifikovat ležáky a hodnotit včasnost dodávek dle dodavatelů. Součástí je také krátkodobý a dlouhodobý plán stavu zásob s včasnou identifikací kritických položek, neboli položek s ohroženou zásobou, což bylo pro firmu novým pojmem, který do jejího slovníku přinesla covidová doba a s ní související bezprecedentní výpadky v dodavatelských řetězcích.

Zákaznická péče na prvním místě

„Protože obsluhujeme tisíce zákazníků po celé ČR a zajišťujeme podporu partnerům v zahraničí, je pro nás poprodejní péče a zákaznický servis klíčový,“ vysvětluje Jan Kadlec. Controlling nad servisní částí ERP je tak čistým základem. Důležitou roli sehrál GIST Intelligence v analýze servisních hlášení i ticketů. Z nich je možné analyzovat například frekvenci typizovaných servisních zásahů, životnost a odolnost vybraných komponent vířivky a předávat tak důležité podklady pro řízení kvality. BI dokáže rovněž analyzovat dostupné logy nainstalovaných vířivek, což je přínosné pro vývoj nových produktů. Další oblastí je vyhodnocování dat ze zákaznického portálu s e-shopem, díky čemuž mohou v USSPA cíleně rozvíjet poprodejní péči.

Od plánů k reportingu a zpátky k plánům

Pro správné fungování týmů je důležité sdílení informací. Na míru nastavený a automaticky generovaný reporting je třešinkou na dortu celého controllingu. Data vizualizovaná v souvislostech umožňují celému managementu se na firmu podívat i z jiného úhlu pohledu a sledovat, jak výsledky jejich oddělení ovlivní celek. Odtud je již jen krůček k plánování, které je dalším významným přínosem a přidanou hodnotou nástroje GIST Intelligence. Plány v USSPA berou mimo jiné jako něco, co jim pomáhá kalibrovat aktuální vývoj, bez kvalitních dat a jejich analýz by to ale nemělo smysl.

„Stejně tak by to nemělo smysl, kdybychom za všemi těmi čísly nevnímali jejich podstatu - lidi, činnosti a hlavně naplnění smyslu veškerého našeho snažení, kterým je spokojený zákazník,“
uzavírá Jan Kadlec.

Článek vyšel v prosinci 2022 v XXI. ročníku nezávislého časopisu Bublinky.